Битрикс24 CRM: Пользование отчетами и просмотр статистики

Битрикс24 CRM: Пользование отчетами и просмотр статистики

Типы отчетов

Смотрите рисунок 1 в галерее к статье.

Определения типов отчетов в CRM:

Отчеты по лидам показывают активность заведения и конвертации лидов по соответствующим датам.

Заведение лидов требует дальнейших действий по их разработке с целью конвертировать в контакт и/или компанию и/или сделку.

Отчеты по делам характеризуют действенность менеджера по продажам в основном по звонкам, письмам и встречам.

Теоретически, чем больше действенность, тем больше выставленных счетов. Практически эффективность зависит от мастерства продавца.

Отчеты по счетам (оплаченным) дают статистику продаж компании в разрезе ответственных лиц, количества и объемов реализованных заявок.

Отчеты по сделкам позволяют увидеть количество открытых сделок с распределением по стадиям и закрытых сделок, везде с указанием объемов.

Отчеты по товарам показывают название товаров, их количество, суммы, а также к какой сделке они прикреплены.

Чтобы понять статистику комплексно, отчетами рекомендуется пользоваться по схеме “Слева направо”, двигаясь от лидов к сделками и их товарам.

Отчеты по некачественным лидам в CRM Битрикс24

Смотрите рисунок 2 в галерее к статье.

Виды лидов

Некачественный лид – тот, который не сконвертирован в контакт и/или компанию и/или сделку по причине того, что добытая информация по лиду может быть не действительной или контакт, компания, по мнению продавца не имеют потенциала к сделке.

Важно понимать, мнение руководителя отдела продаж и отдельного менеджера относительно потенциала сделки могут не совпадать.

Лид становится качественным после его конвертации в желательную сущность (контакт, компания, сделка) и наоборот становится некачественным, если ему на статусной шкале присваивается соответствующее значение “Некачественный лид”.

Для того, чтобы в отчетах увидеть некачественные лиды, проведите следующую последовательность действий:

1. Авторизовавшись на портале Битрикс24, зайдите в CRM и в меню нажмите “Отчеты” и в результате вы окажетесь на странице “Список отчетов”.

2. Далее в правом верхнем углу нажмите кнопку “Добавить отчет”.

3. На странице “Отчеты” выберите для какой сущности они нужны. В нашем случае мы ищем некачественные лиды и значит выбираем “Лид”, нажимаем “Дальше”.

4. Попав в “Конструктор отчетов”, а именно на страницу создания требуемого отчета введите его название, например, “Качественные и не качественные лиды за период” и далее сделайте следующее:

● пропустите или заполните описание отчета;

● в настройке “Отчетный период” выберите, предположим, “За все время”;

● в блоке настроек “Колонки” нажмите добавить и добавьте: Ответственный: Ф.И.О.; Статус лида; Дата закрытия. По желанию можете добавить: Источник лида и Дата создания. 

В итоге, нажав “Сохранить отчет”, вы увидите Сконвертирован лид или он некачественный, кто ответственный за него, когда лид создан и закрыт.

Отчеты по делам в CRM Битрикс24 

Смотрите рисунок 3 в галерее к статье.

Виды дел

Говорят, чем больше делаешь, тем больше получается!  Также утверждают “не ошибается тот, кто ничего не делает”. В любом случае, для достижения успеха в продажах нужно проявлять активность, а именно делать звонки, писать письма, встречаться лично.

В CRM Битрикс24 вы можете организовывать, как личную, так и коллективную деятельность по продажам. Пишите письма, делайте звонки прямо из CRM, планируйте встречи, визиты ставьте задачи и впоследствии с помощью отчетов оценивайте свою активность коммуникаций, взаимоотношений с текущими и потенциальными клиентами.

Для построения отчета добавьте его, допустим, с названием “Выполненные дела менеджеров”, а в поле “Колонки” привяжите столбцы:

● Ответственный: Ф.И.О.

● Категория: Входящий звонок (Вх. звонков);

● Категория: Исходящий звонок (Исх. звонков);

● Категория: Звонок (ЗВОНКОВ);

● Категория: Входящее письмо (Вх. писем);

● Категория: Исходящее письмо (Исх. писем);

● Категория: Письмо (ПИСЕМ);

● Категория: Встреча (ВСТРЕЧ);

● Категория: Задача (ЗАДАЧ);

Нажмите “Добавить отчет” и получите наглядную картину дел менеджера, реализованную из CRM Битрикс24.

Отчеты по оплаченным счетам в CRM Битрикс24

Смотрите рисунок 4 в галерее к статье.

Виды счетов

В прогресс-баре сделок кроме других есть стадии: выставлен счет и контроль оплаты, следовательно, счета могут быть оплачены, отклонены или ожидать оплаты.

Как правило, в подтверждение отправленного платежа вам высылают скан платежного поручения с отметкой банка о проведении операции, однако фактом оплаты является поступление денежных средств на расчетный счет.

Итак, если деньги поступили – значит, счет, ранее бывший в работе, не отклонён и оплачен. Как это увидеть в отчетах CRM Битрикс24?

1. Как обычно, заходите в корпоративный портал, нажимаете CRM, далее “Отчеты” и “Добавить отчет”.

2. Заполнив название (Оплаченные счета), указав период, в блоке “Колонки” выставляете следующие столбцы, возможно переименовываете их:

● В статусе: Оплачен;

● Номер (изменяем на №);

● Дата выставления;

● Тема (в смысле Назначение платежа);

● Дата оплаты (в счете CRM ставится дата получения денег компанией);

● Номер документа оплаты (изменяем на № платежного поручения);

● Сумма (Общая сумма счета);

● Ответственный: Ф.И.О.

3. Нажимаете “Сохранить отчет”.

Варьируя периодом отчета, вы увидите выставленные, а именно оплаченные счета всеми ответственными. По номерам счетов, платежных поручений сможете сопоставить свои данные из 1С и данные плательщиков.

Отчеты по выигранным сделкам в CRM Битрикс24

Смотрите рисунок 5 в галерее к статье.

Виды сделок

Понятно, – целями установления связей и дальнейших взаимоотношений с компаниями и контактами являются выигранные сделки.

Выигранная сделка – транзакция, завершенная успешно, по которой получены деньги, поставлен товар (выполнена работа) и подписан акт.

По возможности, устанавливайте в CRM Битрикс24 направления сделок, права на работу с ними и наблюдайте за отдельными воронками продаж внутри указанных направлений, в том числе с помощью отчетов.

Итак, настроим отчет по выигранным сделкам.

1. Зайдите в свой портал Битрикс 24, далее в CRM и нажмите “Отчеты” (ссылка находится в верхнем горизонтальном или правом вертикальном меню), потом кликните на “Создать отчет” (правый верхний угол страницы).

2. Напишите название отчета, например, “Выигранные сделки”.

3. Введите описание отчета или оставьте поле пустым.

4. Установите отчетный период, предположим в значении “Этот месяц”.

5. В блоке “Колонки” поставьте следующие столбцы отчета:

● Направление сделки;

● Название (его вводили при создании сделки);

● Ответственный: Ф.И.О.;

● Сделка закрыта;

● В стадии: Удачно;

● Полученная сумма;

● Дата создания;

● Дата закрытия;

● Компания: Название компании.

6. После настроек нажмите “Сохранить отчет”.

В результате вы получите небольшой, но информативный отчет, изучив который, поймете, какие продавцы сколько закрыли сделок на указанные в них объемы. Также увидите, как долго длилась сделка от даты создания.

Отчеты по товарам в CRM Битрикс24

Смотрите рисунок 5 в галерее к статье.

Виды товаров

В CRM Битрикс24 предусмотрена сущность Товары, куда часто заводят и услуги, разделяя продукты и услуги соответствующими папками. У товаров указывается наименование, цена, валюта, единица измерения, раздел, а также анонсное и детальное изображение. При желании в настройках добавьте товарам пользовательские поля “Артикул” и “Штрих-код”.

Когда товары внесены, и деятельность в CRM ведется, функционал отчетов позволяет доставать разные данные, например, простые, такие как список товаров с ценами.

Для построения указанного отчета зайдите в CRM, “Отчеты”, дальше кликните “Добавить отчет”, в мастере выберите сущность “Товары”, нажмите “Далее” и в появившейся форме введите название “Товары и цены”. В блоке “Колонки” добавьте: Наименование, Цена, нажмите “Сохранить отчет” и система вам выдаст искомый результат.

Поработав с простыми отчетами, расширьте их информацией о том, в каких сделках участвовали те или иные товары. С этой целью в блоке “Колонки” добавьте следующие столбцы (в скобках представлены пояснения):

● Сделка: Название;

● Сделка: Тип сделки (например, Комплексная продажа);

● Сделка: Стадия сделки (предположим, Идёт работа);

● Сделка: Ожидаемая сумма (здесь указывается стоимость, а не цена);

● Сделка: Дата начала (по умолчанию – дата добавления сделки в CRM);

● Сделка: Предполагаемая дата закрытия (переименуйте на дату закрытия);

● Ответственный: Ф.И.О.;

● Компания: Название компании (и/или еще прикрепите Контакт).

Таким образом, стройте отчеты, получайте нужную вам информацию в удобном виде. Обязательно попробуйте строить отчеты наоборот – со стороны сделок, прикрепляя к ним товары и сравните картины.

Заинтересовались?

Для получения подробной информации обратитесь к нам удобным для Вас способом: