Этапы работы с задачами:
1) Определение целей постановщика;
2) Проектирование задач (участники, даты, сроки, приемка);
3) Установка логических взаимосвязей между задачами;
4) Постановка задач в систему, связывание;
5) Возможная корректировка задач и их связей;
6) Определение целей и принципов контроля;
7) Создание правильной отчетности по задачам;
8) Использование статистики для управления коллективом.
Роли в задачах
Постановщик – человек, назначающий задачи.
Ответственный – человек, принимающий и выполняющий задачи.
Сроки в задачах
Дата создания = фактическая дата постановки задачи = размещение поручения
Планируемая дата начала = дата, с которой рекомендуется начать выполнение задачи
Крайний срок = дата, к которой задача должна быть выполнена
Типы задач
С приемом работы по завершению задачи = назначив такие задачи и принимая их от ответственного, постановщик либо считает задачу выполненной и нажимает кнопку “Принять”, либо отклоняет ее нажатием кнопки “Доделать”, если считает, что задача не выполнена или выполнена не в полной мере.
Без приема работы по завершению задачи = когда ответственный сотрудник выполнил или посчитал, что выполнил задачу, нажимает в ней кнопку “Завершить”. Внутри такой задачи при ее выполнении (завершении), кнопки “Принять” и “Доделать” не появляются, так как бессмысленны по условиям постановки задачи.
Статусы задач
Ждет выполнения = Создана задача и ожидает нажатия кнопки “Начать выполнение”
Выполняется = Создана задача, ожидала нажатия кнопки “Начать выполнение”, кнопка “Начать выполнение” нажата
Ждет контроля = Создана задача с приемом работы, ожидала нажатия кнопки “Начать выполнение”, кнопка “Начать выполнение” нажата; вероятно, задача фактически выполнена; нажата кнопка “Завершить задачу”
Завершена (для задач с приемом работы) = В задаче нажата кнопка “Принять”
Завершена (для задач без приема работы) = В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”
Просрочена = задача, выполненная позже крайнего срока или невыполненная задача позже крайнего срока.
Жизненный цикл и траектории задач
Типы задач:
Задачи с приемом работы по ее завершению
Создана задача → Ждет выполнения → Выполняется → Ждет контроля → Завершена
Изменения в этом типе задач
Создана задача → Ждет выполнения = Не нажимают кнопку “Начать выполнение”
Ждет выполнения → Выполняется = Нажата кнопка “Начать выполнение”
Выполняется → Ждет контроля = В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”
Ждет контроля → Завершена = В задаче нажата кнопка “Принять”
Задачи без приема работы по ее завершению
Создана задача → Ждет выполнения → Выполняется → Завершена
Изменения в этом типе
Создана задача → Ждет выполнения = Не нажимают кнопку “Начать выполнение”
Ждет выполнения → Выполняется = Нажата кнопка “Начать выполнение”
Выполняется → Завершена = В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”
Формальная траектория задачи
Ждет выполнения → Завершена = В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”, минуя нажатие кнопки “Начать выполнение”
Рекомендация: формальное выполнение нужно ограничить, иначе сорудники-формалисты будут тормозить работу и искажать реальную отчетность.
Принципы и цели в контроле задач подчиненных
Схема иерархической структуры компании
Изображение смотрите в галерее к статье
Контроль задач сотрудников через отчеты на руководящем уровне
Виды просматриваемых отчетов | Цель отчетов |
Задачи, ждущие выполнения |
Выявить задачи, не принимаемые в работу |
Задачи выполняются |
Посмотреть текущую занятость компании по сотрудникам |
Задачи, ждущие контроля |
Указать постановщикам на то, что они не реагируют на закрытые задачи своих подчиненных |
Завершенные задачи |
Проверить, действительно ли выполнены закрытые задачи |
Просроченные задачи |
Выявить задачи с нарушением крайнего срока, чтобы узнать причины просрочки |
ВСЕ ЗАДАЧИ |
Посмотреть общую деятельность (загруженность) компании |
Контроль задач через отчеты на уровне сотрудников
1 столбец: Вид отчета по статусу задач
2 столбец: Какая сущность и параметры будут добавлены в колонки отчета
1 столбец | 2 столбец | |||||
Задачи в работе |
Название |
Ответственный |
Дата постановки |
Статус |
Крайний срок |
|
Завершенные задачи |
Название |
Ответственный |
Крайний срок |
Статус |
Дата завершения |
|
Просроченные задачи |
Название |
Ответственный |
Дата постановки |
Крайний срок |
Статус |
|
Задачи, ждущие контроля |
Название |
Постановщик |
Крайний срок |
Дата завершения |
Статус |
Контроль задач подчиненных сотрудников
Как создать правильный отчет?
1) Сформулировать цель отчета;
Цель отчета – его предназначение, как он будет использован в работе.
2) Определить требования к отчету:
● Структурное подразделение, конкретных лиц и ролей, которых будет касаться отчет,
● Сроки, периоды, за которые будет показываться отчет,
● Возможность фильтрации данных.
3) Разобрать требования на условия;
4) В конструкторе отчетов установить условия;
5) Создать и проверить отчет с учетом жизненного цикла и траектории задач.
Актуальность дат на жизненном цикле
Изображение смотрите в галерее к статье
Задачи, требующие особого внимания
Изображение смотрите в галерее к статье
Количественный учет задач ответственного
Добыча данных по количеству задач осуществляется интервалами дат, например:
В “Поставленных задачах” |
В статусе “Новая” |
Через дату создания |
В “Задачах в работе” |
В статусе “В работе” |
Через дату начала |
В “Завершенных задачах” |
В статусе “Завершена” |
Через дату завершения |
В “Задачах, ждущих контроля” |
В статусе “Ждёт контроля” |
Через дату завершения |
В “Просроченных задачах” |
В статусе “Просрочена” |
Через дату крайнего срока |
Заинтересовались?Для получения подробной информации обратитесь к нам удобным для Вас способом: |