Битрикс24: Подготовка задач и контроль выполнения через отчеты

Битрикс24: Подготовка задач и контроль выполнения через отчеты

Этапы работы с задачами:

1) Определение целей постановщика;

2) Проектирование задач (участники, даты, сроки, приемка);

3) Установка логических взаимосвязей между задачами;

4) Постановка задач в систему, связывание;

5) Возможная корректировка задач и их связей;

6) Определение целей и принципов контроля;

7) Создание правильной отчетности по задачам;

8) Использование статистики для управления коллективом.

Роли в задачах

Постановщик – человек, назначающий задачи.

Ответственный – человек, принимающий и выполняющий задачи.

Сроки в задачах

Дата создания = фактическая дата постановки задачи = размещение поручения

Планируемая дата начала = дата, с которой рекомендуется начать выполнение задачи

Крайний срок = дата, к которой задача должна быть выполнена

Типы задач

С приемом работы по завершению задачи = назначив такие задачи и принимая их от ответственного, постановщик либо считает задачу выполненной и нажимает кнопку “Принять”, либо отклоняет ее нажатием кнопки “Доделать”, если считает, что задача не выполнена или выполнена не в полной мере.

Без приема работы по завершению задачи = когда ответственный сотрудник выполнил или посчитал, что выполнил задачу, нажимает в ней кнопку “Завершить”. Внутри такой задачи при ее выполнении (завершении), кнопки “Принять” и “Доделать” не появляются, так как бессмысленны по условиям постановки задачи.

Статусы задач

Ждет выполнения = Создана задача и ожидает нажатия кнопки “Начать выполнение”

Выполняется = Создана задача, ожидала нажатия кнопки “Начать выполнение”, кнопка “Начать выполнение” нажата

Ждет контроля = Создана задача с приемом работы, ожидала нажатия кнопки “Начать выполнение”, кнопка “Начать выполнение” нажата; вероятно, задача фактически выполнена; нажата кнопка “Завершить задачу”

Завершена (для задач с приемом работы) = В задаче нажата кнопка “Принять”

Завершена (для задач без приема работы) = В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”

Просрочена = задача, выполненная позже крайнего срока или невыполненная задача позже крайнего срока.

Жизненный цикл и траектории задач

Типы задач:

Задачи с приемом работы по ее завершению

Создана задача → Ждет выполнения → Выполняется → Ждет контроля → Завершена

Изменения в этом типе задач

Создана задача → Ждет выполнения = Не нажимают кнопку “Начать выполнение”

Ждет выполнения → Выполняется = Нажата кнопка “Начать выполнение”

Выполняется → Ждет контроля = В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”

Ждет контроля → Завершена  =  В задаче нажата кнопка “Принять”

Задачи без приема работы по ее завершению

Создана задача → Ждет выполнения → Выполняется → Завершена

Изменения в этом типе

Создана задача → Ждет выполнения = Не нажимают кнопку “Начать выполнение”

Ждет выполнения → Выполняется = Нажата кнопка “Начать выполнение”

Выполняется → Завершена =  В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”

Формальная траектория задачи

Ждет выполнения → Завершена = В задаче нажата кнопка “Завершить задачу”, минуя нажатие кнопки “Начать выполнение”

Рекомендация: формальное выполнение нужно ограничить, иначе сорудники-формалисты будут тормозить работу и искажать реальную отчетность.

Принципы и цели в контроле задач подчиненных

Схема иерархической структуры компании

Изображение смотрите в галерее к статье

Контроль задач сотрудников через отчеты на руководящем уровне

Виды просматриваемых отчетов Цель отчетов
Задачи, ждущие выполнения
Выявить задачи, не принимаемые в работу
Задачи выполняются
Посмотреть текущую занятость компании по сотрудникам
Задачи, ждущие контроля
Указать постановщикам на то, что они не реагируют на закрытые задачи своих подчиненных
Завершенные задачи
Проверить, действительно ли выполнены закрытые задачи
Просроченные задачи
Выявить задачи с нарушением крайнего срока, чтобы узнать причины просрочки
ВСЕ ЗАДАЧИ
Посмотреть общую деятельность (загруженность) компании

Контроль задач через отчеты на уровне сотрудников

1 столбец: Вид отчета по статусу задач

2 столбец: Какая сущность и параметры будут добавлены в колонки отчета

1 столбец 2 столбец
Задачи в работе
Название
Ответственный
Дата постановки
Статус
Крайний срок
Завершенные задачи
Название
Ответственный
Крайний срок
Статус
Дата завершения
Просроченные задачи
Название
Ответственный
Дата постановки
Крайний срок
Статус
Задачи, ждущие контроля
Название
Постановщик
Крайний срок
Дата завершения
Статус

Контроль задач подчиненных сотрудников

Как создать правильный отчет? 

1) Сформулировать цель отчета;

Цель отчета – его предназначение, как он будет использован в работе.

2) Определить требования к отчету:

● Структурное подразделение, конкретных лиц и ролей, которых будет касаться отчет,

● Сроки, периоды, за которые будет показываться отчет,

● Возможность фильтрации данных.

3) Разобрать требования на условия;

4) В конструкторе отчетов установить условия;

5) Создать и проверить отчет с учетом жизненного цикла и траектории задач.

Актуальность дат на жизненном цикле 

Изображение смотрите в галерее к статье

Задачи, требующие особого внимания

Изображение смотрите в галерее к статье

Количественный учет задач ответственного

Добыча данных по количеству задач осуществляется интервалами дат, например:

В “Поставленных задачах”
В статусе “Новая”
Через дату создания
В “Задачах в работе”
В статусе “В работе”
Через дату начала
В “Завершенных задачах”
В статусе “Завершена”
Через дату завершения
В “Задачах, ждущих контроля”
В статусе “Ждёт контроля”
Через дату завершения
В “Просроченных задачах”
В статусе “Просрочена”
Через дату крайнего срока

Заинтересовались?

Для получения подробной информации обратитесь к нам удобным для Вас способом: