Работа с задачами и проектами
1. Находясь в вашем корпоративном портале Битрикс24, кликните “Задачи” (ссылка находится слева в верхнем углу портала)
2. В результате Вы окажетесь на странице Задач.
Сверху, под надписью “Мои задачи” есть фильтры. Понажимайте их. Они интуитивно понятны. Подробнее смотрите ниже.
3. Чтобы увидеть все задачи, нажмите ссылку “Все”.
Результат нажатия на фильтр “Все” – показываются все задачи.
4. Если желаете посмотреть задачи, которые поручили непосредственно кому-то из своих подчиненных, то нажмите на фильтр “Поручил”.
5. Нажав на фильтр “Наблюдаю”, Вы увидите те задачи, где являетесь наблюдателем. Наблюдатель – роль, позволяющая не быть участником задачи, но просматривать ее.
Главному руководителю компании можно быть наблюдателем во всех задачах, что даст возможность контролировать их и придавать им вес своего статуса.
6. Руководителям отделов, главному руководителю доступна категория задач “Руковожу”.
В результате Вы увидите задачи подчиненных по отделам и подотделам (если они есть).
В таблице для каждой роли указано общее количество задач и суммарное количество задач, требующих внимания (не просмотренные, просроченные, почти просроченные, требующие проверки, без крайнего срока).
7. Когда на портале для компании заведены группы социальных сетей для каждого отдела и каждая выставленная задача привязана к группе (проекту) соответствующего отдела, Вы можете увидеть, сколько задач поставлено в том или ином конкретном отделе.
Чтобы увидеть задачи в группах (в нашем случае, читай “отделах”), нажмите категорию “Проекты”.
8. Сотрудники, которым поставлены задачи, просмотрят их, если нажмут кнопку фильтра “Делаю”.
9. Чтобы увидеть загруженность сотрудника задачами, нажмите на кнопку категории “Занятость”.
В результате Вы увидите горизонтальные полоски задач, наложенных друг на друга и находящихся в работе у конкретных сотрудников.
Чтобы лучше увидеть картину загруженности конкретного сотрудника и возможно найти место для новой задачи, нажмите на наложенные друг на друга задачи, и они разложатся.
По нажатию на знак “>” наложенные друг на друга задачи конкретного сотрудника рассоединятся. Проанализировав занятость, Вы поймете, перегружен тот или иной сотрудник работой по задачам или ему можно дать дополнительную нагрузку.
10. Когда задач поставлено много, и например, Вы, как главный руководитель просматриваете их через фильтр “Все”, то, при изменении выставленных задач, рекомендуется наиболее важные задачи сначала добавлять в Избранное, а уже затем работать с ними, предположим, меняя сроки или исполнителей.
Для добавления конкретной задачи в избранное, нажмите, как указано на рисунке ниже (раскройте меню, затем кликните “Добавить в избранное”).
После того, как наиболее важные задачи помечены, с целью перехода в Избранное, нажмите кнопку соответствующего фильтра.
После нажатия Вы увидите требуемые задачи.
11. Если в каких-либо задачах Вы указаны как соисполнитель, просмотреть их можно, кликнув на кнопку фильтра “Помогаю”.
12. Возможностей просмотреть задачу любого сотрудника несколько, основная из которых реализуется по схеме: КОМПАНИЯ, Сотрудники → ИмяФамилия → Задачи.
Таким образом, пользователь сервиса Битрикс24 имеет широкий набор способов, с помощью которых будет просматривать ранее выставленные задачи.
Выставление задач
Термины и определения, используемые при добавлении задач:
Название задачи – краткая формулировка.Описание задачи – расширенная формулировка.
Ответственный – сотрудник, который будет выполнять задачу, и нести ответственность за результат выполнения.
Постановщик – сотрудник, ставящий задачу, как правило, своему подчиненному (ответственному).
Наблюдатели – сотрудники, не являющиеся участниками задачи, но имеющие возможность ее просматривать и в конечном итоге контролировать.
Соисполнители – сотрудники, помогающие Ответственному выполнять задачу.
Крайний срок – дата (по мнению Постановщика) к которой задача должна быть выполнена.
Проект – рабочая группа, как правило, отдел, где данная задача должна быть выполнена.
Ставьте задачи:
● Через кнопку “Добавить”;
● С использованием пути: Задачи → + (“+” значит Добавить);
Процесс выставления задачи:
● Вводим название задачи.
● Определяем: ответственного, постановщика, наблюдателя(ей), соисполнителя(ей).
● Выставляем крайний срок и планируем сроки: Начать задачу с (дата начала), Завершение (дата завершения).
● Привязываем группу, в которой будет поставлена задача.
● Устанавливаем напоминание.
● Используем или не используем возможность сделать задачу повторяющейся (регулярной).
Для быстрого заведения задач и их эффективного использования рекомендуется:
1) Заполнить шаблон задач, предположим в программе Excel;
2) Проговорить задачи с постановщиком;
3) Руководству принять задачи постановщика под подпись.
Приблизительный шаблон для заведения задач:
|
Название |
Постановщик |
Исполнитель |
Срок |
|---|---|---|---|
| Задача 1 | Иванов | Петров | __.__.____ |
| Задача 2 | Иванов | Сидоров |
__.__.____ |
| Задача N | Иванов | Васильев |
__.__.____ |
Заинтересовались?Для получения подробной информации обратитесь к нам удобным для Вас способом: |